Demandeur et propriétaire de l'entreprise
Explique le besoin, le résultat, le calendrier et le contexte commercial avant qu'un chemin d'achat ne soit choisi.
Réception et Approvisionnement
Rendez chaque bon de commande visible et responsable.
Maintenez la connexion entre le statut des commandes, la responsabilité, les engagements des fournisseurs et les exceptions tout au long du cycle de vie des achats.
À qui cela s'adresse
Conçu pour les personnes qui portent la décision.
La gestion des bons de commande s'adresse aux services des achats, des finances, des opérations et aux fournisseurs qui perdent du temps à suivre les modifications, les engagements, les livraisons et la disponibilité des factures sur différents canaux.
Les équipes d'approvisionnement gérant la création, la modification, le suivi des fournisseurs et le statut des commandes entre les entités
Les opérations et les demandeurs qui ont besoin de savoir ce qui est engagé, dû, reçu ou bloqué
Les équipes financières et comptables liant les commandes aux réceptions, factures, budgets et décisions de paiement
Perspective de l'acheteur
Pour les entreprises qui ont besoin que chaque bon de commande soit visible après approbation.
La question d'achat n'est pas seulement de savoir si cette fonctionnalité fonctionne. C'est de savoir si les bonnes personnes peuvent l'utiliser, l'administrer et porter le contexte jusqu'à l'étape suivante.
Statut de la commande
Engagements des fournisseurs
Visibilité des modifications
Vue unique des statuts
Pourquoi les équipes l'utilisent
Franchissez la prochaine étape en toute évidence.
Une fonctionnalité ciblée doit éliminer l'incertitude pour les personnes qui effectuent le travail tout en maintenant les règles métier et la responsabilité.
Suivez les commandes auprès des entités et des fournisseurs
Maintenez la visibilité des modifications et des approbations
Connectez les commandes aux reçus et aux factures
Offrez aux services financiers et achats une vue unique des statuts
VendrNovaBasé sur l'IAIA
Contrôle des factures
Mis à jour à l'instant · Toutes les entités
Factures en cours
624
+12.4%
Rapprochées
86%
Cette période
Exceptions
42
Attribuées
Échéance proche
310 k$
Prochains 14 jours
Rapprochement à trois voies86 % rapprochées
Bon de commande
PO-321654
Réception
GR-8942
Facture
INV-321654
Boîte de réception des exceptions42 attribuées
INV-321654
$18,400RapprochéesINV-321655
$7,820RevueINV-321656
$45,000Réception manquanteSignal de contrôle42 exceptions de facturation sont attribuées à des responsables.
Flux de travail avant et après VendrNova
Passez d'un travail fragmenté à une décision connectée.
La valeur d'un module est plus évidente lorsque les acheteurs peuvent voir comment le travail évolue avant, pendant et après la transition.
Avant VendrNova
La commande existe, mais le statut ne suit pas.
Une fois qu'une commande est libérée, l'organisation dépend souvent d'un suivi manuel pour comprendre ce qui a changé et quelle est la prochaine étape.
01
Les engagements se trouvent dans des vues séparées
Les achats, le demandeur, le fournisseur et les finances détiennent chacun une image partielle de la commande.
02
Les modifications se font de manière informelle
Les modifications de quantité, de prix, de date ou de portée sont convenues sans enregistrement cohérent de l'autorité et de l'impact.
03
Les exceptions apparaissent tardivement
Les reçus manquants, la livraison partielle, l'inadéquation de la facture et les questions budgétaires apparaissent alors que le paiement est déjà sous pression.
Avec VendrNova
Le bon de commande devient un enregistrement d'engagement en direct.
Les équipes peuvent voir la commande, l'engagement du fournisseur, l'historique des modifications, l'état de la réception, le contexte de la facture et le propriétaire dans un fil d'exploitation unique.
01
Libérer avec contexte
Connecter la demande d'achat approuvée, le fournisseur, les conditions, le budget et le propriétaire responsable à la commande.
02
Suivre le mouvement
Garder l'état, les modifications, les dates, les confirmations et la communication du fournisseur visibles.
03
Résoudre en aval
Transporter le contexte de la commande dans la réception, la rapprochement des factures, la gestion des exceptions et la préparation du paiement.
Rôles impliqués
La passation des marchés est un travail partagé. Rendre la propriété explicite.
L'adoption par l'entreprise s'améliore lorsque chaque partie prenante peut voir la partie du flux de travail qu'elle possède et le contexte dont elle a besoin de la part du rôle qui la précède.
Achats
Trier la demande, définir la bonne voie et maintenir le contexte de catégorie et de fournisseur connecté.
Approbateur et finances
Examine la politique, le budget, l'entité et le risque avec suffisamment de détails pour prendre une décision rapide.
Propriétaire informatique et ERP
Maintient l'identité, les données de référence, les responsabilités d'intégration et la frontière du système d'enregistrement.
Intégration, ERP, gouvernance et sécurité
L'adéquation à l'entreprise réside dans les transferts.
Une page commerciale doit aider le groupe d'achat à comprendre ce qui se connecte, ce qui reste faisant autorité et quels contrôles doivent être examinés avant le déploiement.
Connecter la porte d'entrée à l'exécution.
La gestion des bons de commande dépend d'un échange propre avec les enregistrements ERP d'achat, de fournisseur, de matériel ou de service, de livraison, de réception, de facture et de budget. Définissez quel système crée, met à jour, confirme et ferme chaque état.
- Données de référence ERP, entités, centres de coûts, projets et budgets
- Identité, rôles, délégation, seuils d'approbation et attributs de politique
- Demande, bon de commande, réception, facture et transferts de statut
Faites du chemin le plus simple le chemin responsable.
La gouvernance des commandes nécessite un parcours de modification clair. Rendez l'autorité de libération, les règles d'amendement, la communication avec les fournisseurs, les preuves de réception et l'historique d'audit visibles tout en protégeant les données financières et celles des fournisseurs.
- Permissions de rôle et de département avec une séparation claire des tâches
- Politique, seuil, exception et historique d'approbation attachés à la demande
- Un examen de sécurité qui couvre l'accès, le traitement des données, la journalisation des audits et les informations sur les fournisseurs ou les employés
Approche de mise en œuvre
Faire la première version utile et supportable.
Commencez par les types de commandes ou les entités où les appels de statut et les exceptions de facturation sont les plus perturbateurs. Validez la création de commandes, les modifications, la confirmation des fournisseurs, la réception et le transfert des factures avant d'élargir.
Principe de mise en œuvre
Commencez par les chemins de demande que les gens utilisent réellement.
Définissez la portée du flux de travail autour de la décision, des données, des propriétaires et des transferts qui doivent fonctionner après le lancement, pas seulement les écrans qui doivent être configurés.
01
Cartographier la demande
Identifiez les types de demandes, les responsables, les points de décision et le travail hors canal à remplacer.
02
Concevoir le parcours
Traduisez la politique, la catégorie, l'entité, le seuil et le risque en un parcours guidé.
03
Piloter le flux
Testez avec des demandeurs et des approbateurs représentatifs, puis ajustez les formulaires, les règles et les transferts.
04
Étendre avec des preuves
Ajoutez des parcours d'achat adjacents une fois que l'adoption, la propriété et le statut en aval sont clairs.
Témoignages clients
Le changement opérationnel est plus facile à faire confiance lorsque les clients peuvent le nommer.
Utilisez la voix du client ci-dessous comme point de départ, puis testez le même flux de travail par rapport à vos propres systèmes, rôles, contrôles et priorités.
Voix des clients
“Le tableau de bord MIS de VendrNova nous offre contrôle et capacité. Nous avons automatisé 80 % des bons de commande et 95 % des réceptions, réduit les délais d'approbation de plusieurs jours à quelques heures, et acquis une visibilité en temps réel sur l'ensemble de notre réseau de fournisseurs.”
Abhay Kulkarni
AVP PSM · TKIL Industries Pvt Ltd. (formerly thyssenkrupp Industries India Pvt Ltd.)
FAQ pertinentes
Répondez aux questions qui façonnent la décision d'achat.
Des réponses claires aident les parties prenantes de l'approvisionnement, de la finance, de l'informatique, de la sécurité et des affaires à entrer dans la même conversation.
Que comprend la gestion des bons de commande ?
La gestion des bons de commande comprend la création de commandes, l'émission, la communication avec les fournisseurs, la visibilité des modifications, le statut, les engagements, les reçus, le contexte des factures et la gestion des exceptions tout au long du cycle de vie des achats.
Comment la gestion des bons de commande se connecte-t-elle à un PGI (ERP) ?
Le flux de travail peut offrir de la visibilité et de la coordination autour des bons de commande de l'ERP tout en maintenant ce dernier comme le système financier de référence. Les responsabilités exactes en matière de création et de mise à jour dépendent de la conception de l'intégration.
Comment les équipes peuvent-elles contrôler les modifications apportées aux bons de commande ?
Définissez qui peut demander, approuver, communiquer et enregistrer les modifications, puis reliez la modification au budget, à la livraison, à la réception, à la facture et au contexte du fournisseur concernés.
Que doivent mesurer les acheteurs après la mise en œuvre ?
Les mesures utiles incluent la visibilité du statut, la qualité des confirmations, la traçabilité des modifications, l'achèvement des réceptions, la résolution des exceptions de facturation et le volume de suivi nécessaire pour comprendre les engagements en cours.
Étape suivante pour la gestion des bons de commande
Facilitez le suivi de chaque engagement.
Apportez à VendrNova les statuts de commande, les modifications et les transferts qui disparaissent aujourd'hui et tracez un chemin plus responsable de l'émission au paiement.