Demandeur et propriétaire d'entreprise
Explique le besoin, le résultat, le calendrier et le contexte commercial avant de choisir un parcours d'achat.
Réception et Approvisionnement
Faites avancer les demandes d'achat avec le bon contexte.
Connectez les besoins de l'entreprise, le budget, la politique et l'approbation dans un parcours de demande unique et facile à suivre.
À qui cela s'adresse
Conçu pour les personnes qui portent la décision.
La gestion des demandes d'achat est destinée aux entreprises où les approbations ralentissent parce que la demande, le budget, la politique et la justification commerciale sont répartis entre plusieurs systèmes ou conversations.
Les demandeurs qui doivent soumettre des informations complètes sans connaître toutes les exigences de contrôle.
Les approbateurs qui ont besoin d'un contexte sur le budget, le fournisseur, la catégorie, le calendrier et les risques en un seul examen.
Les équipes achats et finances qui ont besoin d'un pont traçable entre la demande et l'engagement.
Perspective de l'acheteur
Pour les équipes financières, achats et commerciales qui ont besoin qu'une demande d'achat s'explique d'elle-même.
La question d'achat n'est pas seulement de savoir si cette fonctionnalité fonctionne. C'est de savoir si les bonnes personnes peuvent l'utiliser, l'administrer et porter le contexte jusqu'à l'étape suivante.
Détails complets de la demande
Contexte budgétaire
Responsabilité claire des approbations
Historique des décisions
Pourquoi les équipes l'utilisent
Franchissez la prochaine étape en toute évidence.
Une fonctionnalité ciblée doit éliminer l'incertitude pour les personnes qui effectuent le travail tout en maintenant les règles métier et la responsabilité.
Standardisez les détails des demandes et des approbations.
Appliquez la politique avant l'engagement.
Donnez aux approbateurs les informations dont ils ont besoin.
Suivez les décisions dans toute l'organisation.
VendrNovaBasé sur l'IAIA
Contrôle des factures
Mis à jour à l'instant · Toutes les entités
Factures en cours
624
+12.4%
Rapprochées
86%
Cette période
Exceptions
42
Attribuées
Échéance proche
310 k$
Prochains 14 jours
Rapprochement à trois voies86 % rapprochées
Bon de commande
PO-321654
Réception
GR-8942
Facture
INV-321654
Boîte de réception des exceptions42 attribuées
INV-321654
$18,400RapprochéesINV-321655
$7,820RevueINV-321656
$45,000Réception manquanteSignal de contrôle42 exceptions de facturation sont attribuées à des responsables.
Flux de travail avant et après VendrNova
Passez d'un travail fragmenté à une décision connectée.
La valeur d'un module est plus évidente lorsque les acheteurs peuvent voir comment le travail évolue avant, pendant et après la transition.
Avant VendrNova
L'approbation est une course au contexte manquant.
Une demande peut exister, mais l'historique des décisions est dispersé dans les commentaires, les pièces jointes et les suivis.
01
La demande est incomplète
Les approbateurs reçoivent une description ou un montant sans le contexte nécessaire pour comprendre le besoin commercial.
02
L'examen tourne en boucle
Les questions relatives au budget, à la catégorie, au fournisseur ou à la politique transitent par e-mail et retardent la décision.
03
L'historique perd le "pourquoi"
Le bon de commande ou la facture contient la transaction, mais pas toujours la raison qui la sous-tend.
Avec VendrNova
La réquisition devient un enregistrement de décision.
La demande contient les détails nécessaires pour acheminer, approuver, créer l'engagement et expliquer la décision ultérieurement.
01
Compléter la demande
Recueillir l'objectif commercial, les articles ou services, le fournisseur, le calendrier, le budget et les pièces justificatives.
02
Examiner avec contexte
Acheminer vers les bons approbateurs en tenant compte de la politique, de l'entité, du seuil et du contexte financier.
03
Transférer proprement
Créer ou mettre à jour l'enregistrement d'achat en aval sans imposer de seconde explication.
Rôles impliqués
La passation des marchés est un travail partagé. Rendre la propriété explicite.
L'adoption par l'entreprise s'améliore lorsque chaque partie prenante peut voir la partie du flux de travail qu'elle possède et le contexte dont elle a besoin de la part du rôle qui la précède.
Achats
Trier la demande, définir le bon itinéraire et maintenir la connexion entre le contexte de la catégorie et du fournisseur.
Approbateur et service financier
Examine la politique, le budget, l'entité et le risque avec suffisamment de détails pour prendre une décision rapide.
Responsable informatique et ERP
Maintient l'identité, les données de base, les responsabilités d'intégration et la limite du système d'enregistrement.
Intégration, ERP, gouvernance et sécurité
L'adéquation à l'entreprise réside dans les transferts.
Une page commerciale doit aider le groupe d'achat à comprendre ce qui se connecte, ce qui reste faisant autorité et quels contrôles doivent être examinés avant le déploiement.
Connectez la porte d'entrée à l'exécution.
La conception des demandes d'achat doit aligner les données de demande sur l'imputation comptable ERP, le centre de coût, le projet, le budget, le fournisseur, l'article ou le service, la taxe et les données d'approbation. Préservez la frontière entre une expérience de demande riche et la transaction financière faisant foi.
- Données de référence ERP, entités, centres de coût, projets et budgets
- Identité, rôles, délégation, seuils d'approbation et attributs de politique
- Demande d'achat, bon de commande, réception, facture et transferts de statut
Faites du chemin le plus facile le chemin responsable.
Les contrôles des demandes d'achat doivent clarifier l'autorité d'approbation, la responsabilité budgétaire, la délégation, les exceptions et l'historique. Révisez les exigences d'accès et d'audit pour les pièces jointes, les informations sur les fournisseurs et le contexte commercial sensible.
- Permissions par rôle et département avec une claire séparation des tâches
- Politique, seuil, exception et historique d'approbation joints à la demande
- Un examen de sécurité qui couvre l'accès, le traitement des données, la journalisation d'audit et les informations sur les fournisseurs ou les employés
Approche de mise en œuvre
Faire la première version utile et supportable.
Choisissez une famille de demandes d'achat présentant des frictions d'approbation récurrentes. Convenez de la demande complète minimale, acheminez-la vers de véritables approbateurs, validez le transfert vers l'ERP et utilisez des modèles d'exception pour affiner le formulaire.
Principe de mise en œuvre
Commencez par les parcours de demande que les utilisateurs empruntent réellement.
Définissez la portée du flux de travail autour de la décision, des données, des propriétaires et des transferts qui doivent fonctionner après le lancement, pas seulement les écrans qui doivent être configurés.
01
Cartographier la demande
Identifiez les types de demandes, les responsables, les points de décision et le travail hors canal à remplacer.
02
Concevoir le circuit
Traduisez la politique, la catégorie, l'entité, le seuil et le risque en un parcours guidé.
03
Piloter le flux
Testez avec des demandeurs et des approbateurs représentatifs, puis ajustez les formulaires, les règles et les transferts.
04
Élargir en s'appuyant sur des faits
Ajoutez des parcours d'achat adjacents une fois que l'adoption, la responsabilité et le statut en aval sont clairs.
Témoignages clients
Le changement opérationnel est plus facile à faire confiance lorsque les clients peuvent le nommer.
Utilisez la voix du client ci-dessous comme point de départ, puis testez le même flux de travail par rapport à vos propres systèmes, rôles, contrôles et priorités.
Voix des clients
“Le tableau de bord MIS de VendrNova nous offre contrôle et capacité. Nous avons automatisé 80 % des bons de commande et 95 % des réceptions, réduit les délais d'approbation de plusieurs jours à quelques heures, et acquis une visibilité en temps réel sur l'ensemble de notre réseau de fournisseurs.”
Abhay Kulkarni
AVP PSM · TKIL Industries Pvt Ltd. (formerly thyssenkrupp Industries India Pvt Ltd.)
FAQ pertinentes
Répondez aux questions qui façonnent la décision d'achat.
Des réponses claires aident les parties prenantes de l'approvisionnement, de la finance, de l'informatique, de la sécurité et des affaires à entrer dans la même conversation.
Qu'est-ce que la gestion des demandes d'achat ?
La gestion des demandes d'achat organise les étapes de demande, d'examen, d'approbation et de transfert qui ont lieu avant qu'un bon de commande ou tout autre engagement ne soit créé.
Quelles informations une demande d'achat doit-elle inclure ?
Le détail exact dépend de la catégorie, mais il comprend généralement l'objectif commercial, l'article ou le service, la quantité, le calendrier, le fournisseur ou la source, l'entité, le budget ou l'affectation comptable, ainsi que le contexte justificatif pour l'approbateur.
La gestion des demandes d'achat peut-elle fonctionner avec un ERP ?
Oui. Le flux de travail d'achats peut collecter et acheminer le contexte tandis que l'ERP reste la source de référence pour les dossiers financiers et transactionnels. Le transfert doit être conçu autour des données détenues par chaque système.
Comment les entreprises réduisent-elles le délai d'approbation des demandes ?
Commencez par améliorer l'exhaustivité lors de la soumission, acheminez vers le bon approbateur, affichez le contexte budgétaire et de politique, et rendez les exceptions et la responsabilité visibles au lieu de compter sur des relances.
Étape suivante pour la gestion des demandes d'achat
Transformez la demande en une décision éclairée.
Apportez un circuit d'approbation comportant trop de boucles à VendrNova et découvrez comment la demande, le budget, la politique et l'engagement en aval peuvent rester connectés.