Comptabilité fournisseurs
Assure la fluidité de la réception, de la validation, du rapprochement, du routage des exceptions et de la préparation des paiements des factures.
Factures, dépenses et paiements
Acheminez les factures vers le paiement par un parcours plus clair.
Connectez la soumission, la validation, les exceptions, les approbations et la visibilité financière des factures en un seul flux opérationnel.
À qui cela s'adresse
Conçu pour les personnes qui portent la décision.
La facturation électronique s'adresse aux entreprises qui gèrent un volume élevé de documents, plusieurs entités, des questions de fournisseurs, des dépendances d'approbation et des attentes de paiement dans un environnement financier complexe.
Les équipes de comptabilité fournisseurs standardisent la réception, la validation, le routage et le statut
Les responsables des achats et les acheteurs résolvent le contexte des achats, des fournisseurs, des réceptions ou des contrats
Les responsables financiers améliorent la préparation des paiements, la visibilité des exceptions et le contrôle sans perdre l'autorité de l'ERP
Perspective de l'acheteur
Pour les équipes de comptabilité fournisseurs et d'approvisionnement qui souhaitent que les factures entrent dans un chemin contrôlé, et non dans une boîte de réception partagée.
La question d'achat n'est pas seulement de savoir si cette fonctionnalité fonctionne. C'est de savoir si les bonnes personnes peuvent l'utiliser, l'administrer et porter le contexte jusqu'à l'étape suivante.
Capture des factures
Routage des exceptions
Visibilité des approbations
Préparation au paiement
Pourquoi les équipes l'utilisent
Franchissez la prochaine étape en toute évidence.
Une fonctionnalité ciblée doit éliminer l'incertitude pour les personnes qui effectuent le travail tout en maintenant les règles métier et la responsabilité.
Créez une expérience de facturation cohérente
Acheminez les exceptions avec leur contexte
Connectez le statut des factures aux bons de commande
Améliorez la visibilité pour la finance et les achats
VendrNovaBasé sur l'IAIA
Contrôle des factures
Mis à jour à l'instant · Toutes les entités
Factures en cours
624
+12.4%
Rapprochées
86%
Cette période
Exceptions
42
Attribuées
Échéance proche
310 k$
Prochains 14 jours
Rapprochement à trois voies86 % rapprochées
Bon de commande
PO-321654
Réception
GR-8942
Facture
INV-321654
Boîte de réception des exceptions42 attribuées
INV-321654
$18,400RapprochéesINV-321655
$7,820RevueINV-321656
$45,000Réception manquanteSignal de contrôle42 exceptions de facturation sont attribuées à des responsables.
Flux de travail avant et après VendrNova
Passez d'un travail fragmenté à une décision connectée.
La valeur d'un module est plus évidente lorsque les acheteurs peuvent voir comment le travail évolue avant, pendant et après la transition.
Avant VendrNova
Les factures arrivent avant le contexte.
La comptabilité fournisseurs reçoit un document, puis passe du temps à trouver l'achat, le réceptionnaire, le propriétaire et la raison pour laquelle il peut ou ne peut pas avancer.
01
La réception est incohérente
Les factures arrivent par plusieurs canaux et nécessitent un tri, une validation et une saisie de données manuelles.
02
Les exceptions se déplacent par e-mail
Le contexte manquant de commande, de réception, de taxe ou d'approbation est recherché auprès des équipes d'approvisionnement, des fournisseurs et des équipes métier.
03
Le statut est difficile à expliquer
La finance et les fournisseurs demandent où se trouve une facture car la responsabilité et la prochaine action ne sont pas visibles.
Avec VendrNova
Le mouvement des factures est visible de la saisie au paiement.
Le document entre dans un parcours structuré où le statut, le contexte, l'exception, le responsable et le transfert financier sont plus faciles à suivre.
01
Saisir et valider
Intégrer les données de facture dans un flux cohérent avec le contexte du fournisseur, de l'entité, de la taxe et de la transaction.
02
Acheminer la décision
Envoyer les approbations et les exceptions au bon responsable avec les preuves nécessaires pour les résoudre.
03
Préparer le paiement
Connecter l'approbation, le rapprochement, la comptabilisation et le statut de paiement au processus financier officiel.
Rôles impliqués
La passation des marchés est un travail partagé. Rendre la propriété explicite.
L'adoption par l'entreprise s'améliore lorsque chaque partie prenante peut voir la partie du flux de travail qu'elle possède et le contexte dont elle a besoin de la part du rôle qui la précède.
Achat et acheteur
Gère le contexte d'achat, la relation fournisseur, l'exactitude des commandes et la résolution commerciale.
Demandeur et destinataire
Confirme ce qui a été demandé, livré, accepté ou contesté afin que l'enregistrement puisse être résolu.
Responsable finance et ERP
Maintient les responsabilités en matière d'autorité financière, de comptabilisation, de paiement, de données de base et de rapprochement.
Intégration, ERP, gouvernance et sécurité
L'adéquation à l'entreprise réside dans les transferts.
Une page commerciale doit aider le groupe d'achat à comprendre ce qui se connecte, ce qui reste faisant autorité et quels contrôles doivent être examinés avant le déploiement.
Maintenir le parcours de paiement lié aux enregistrements sources.
La facturation électronique doit relier les informations relatives au fournisseur, à l'entité, à la taxe, à la devise, au bon de commande, à la réception, à la feuille de services, à l'imputation comptable, à l'approbation, à la comptabilisation et au paiement avec l'ERP et le système financier.
- Données sur le fournisseur, le code de société, la taxe, la devise, le compte, le projet et le centre de coûts
- Bons de commande, reçus de marchandises, feuilles de services, factures, approbations et exceptions
- Résultats de rapprochement, de comptabilisation, de paiement, de budget et de statut renvoyés au système d'enregistrement
Rendre le contrôle financier visible au niveau de l'exception.
Les contrôles des factures doivent séparer l'autorité de capture, de révision, d'approbation, de comptabilisation et de paiement. Protéger les données fiscales, bancaires, des fournisseurs et des employés tout en préservant les résultats de rapprochement, les exceptions, les décisions et l'historique d'audit.
- Séparation des rôles entre le demandeur, le destinataire, l'acheteur, l'approbateur, la comptabilité fournisseurs et l'autorité de paiement
- Résultats de rapprochement traçables, motif d'exception, responsable, décision et historique des approbations
- Examen de la sécurité et de la confidentialité pour les informations relatives aux factures, taxes, opérations bancaires, fournisseurs et employés
Approche de mise en œuvre
Faire la première version utile et supportable.
Commencez par un canal de documents, une entité ou un type d'exception qui génère le plus de travail manuel. Cartographiez la capture jusqu'au paiement, définissez la responsabilité et les limites de l'ERP, puis lancez un projet pilote avec des fournisseurs représentatifs et des scénarios de factures.
Principe de mise en œuvre
Commencez là où les exceptions consomment le plus de temps.
Définissez la portée du flux de travail autour de la décision, des données, des propriétaires et des transferts qui doivent fonctionner après le lancement, pas seulement les écrans qui doivent être configurés.
01
Établissez la trajectoire de référence
Cartographiez les états de capture, de validation, de réception, de saisie de service, de rapprochement, d'approbation, de comptabilisation et de paiement.
02
Définissez les exceptions
Mettez-vous d'accord sur les codes de motif, la responsabilité, les pièces justificatives, l'escalade et le transfert au service des achats ou au demandeur.
03
Testez l'enregistrement
Testez des scénarios représentatifs à double sens, à triple sens et basés sur les services avec les finances et les opérations.
04
Étendez en amont
Utilisez l'apprentissage des exceptions pour améliorer les demandes d'achat, les commandes, les réceptions, les fournisseurs et les contrôles budgétaires.
Témoignages clients
Le changement opérationnel est plus facile à faire confiance lorsque les clients peuvent le nommer.
Utilisez la voix du client ci-dessous comme point de départ, puis testez le même flux de travail par rapport à vos propres systèmes, rôles, contrôles et priorités.
Voix des clients
“Le tableau de bord MIS de VendrNova nous offre contrôle et capacité. Nous avons automatisé 80 % des bons de commande et 95 % des réceptions, réduit les délais d'approbation de plusieurs jours à quelques heures, et acquis une visibilité en temps réel sur l'ensemble de notre réseau de fournisseurs.”
Abhay Kulkarni
AVP PSM · TKIL Industries Pvt Ltd. (formerly thyssenkrupp Industries India Pvt Ltd.)
FAQ pertinentes
Répondez aux questions qui façonnent la décision d'achat.
Des réponses claires aident les parties prenantes de l'approvisionnement, de la finance, de l'informatique, de la sécurité et des affaires à entrer dans la même conversation.
Qu'est-ce qu'un logiciel de facturation électronique ?
Le logiciel de facturation électronique offre aux factures d'entreprise un parcours structuré pour la soumission, la validation, l'acheminement, le rapprochement, l'approbation, la gestion des exceptions, la comptabilisation et la visibilité des paiements.
Comment la facturation électronique se connecte-t-elle à un ERP ?
Le flux de travail peut améliorer la réception, le contexte, l'acheminement et la visibilité des exceptions, tandis que l'ERP reste la source officielle pour la comptabilisation financière et les enregistrements de paiement. Le flux exact dépend de l'architecture financière.
Comment la facturation électronique peut-elle réduire les relances du service fournisseurs ?
Une réception complète, une validation claire, un contexte de bon de commande et de réception relié, une attribution visible des exceptions et le statut des fournisseurs réduisent le besoin de chercher dans les e-mails et les feuilles de calcul.
Que doit inclure le déploiement de la facturation électronique ?
Inclure les canaux de facturation, le périmètre des fournisseurs et des entités, les règles fiscales et de validation, le rapprochement, les approbations, les exceptions, la sécurité des données, l'intégration ERP, le statut des paiements et la responsabilité opérationnelle.
Prochaine étape pour la facturation électronique
Donnez à chaque facture un parcours visible vers sa résolution.
Apportez à VendrNova les canaux de facturation et les types d'exceptions qui génèrent le plus de travail et concevez un parcours qui maintient l'alignement entre les comptes fournisseurs, les achats, les fournisseurs et la finance.