Comptabilité fournisseurs
Assure la continuité de la réception, de la validation, de la mise en correspondance, de l'acheminement des exceptions et de la préparation des paiements des factures.
Factures, dépenses et paiements
Connectez ce qui a été commandé à ce qui a été reçu.
Offrez aux services des opérations, des achats et de la finance un registre plus clair de la réception des marchandises et de la confirmation des services.
À qui cela s'adresse
Conçu pour les personnes qui portent la décision.
GRN and Service Entry est conçu pour les entreprises où la réception des marchandises, la validation des services et l'approbation des factures dépendent de personnes qui ne partagent pas le même système ou la même vue du statut.
Les opérations et les réceptionnaires confirment les marchandises, la quantité, l'état et les délais.
Les responsables de services confirment le travail effectué, les jalons, la qualité et la réception.
Les équipes achats et finances utilisent les preuves de réception pour contrôler les factures, les engagements et les paiements.
Perspective de l'acheteur
Pour les équipes des opérations, des achats et de la finance qui ont besoin que la confirmation des réceptions et des services compte.
La question d'achat n'est pas seulement de savoir si cette fonctionnalité fonctionne. C'est de savoir si les bonnes personnes peuvent l'utiliser, l'administrer et porter le contexte jusqu'à l'étape suivante.
Réception des marchandises
Confirmation de service
Contexte des exceptions
Statut partagé
Pourquoi les équipes l'utilisent
Franchissez la prochaine étape en toute évidence.
Une fonctionnalité ciblée doit éliminer l'incertitude pour les personnes qui effectuent le travail tout en maintenant les règles métier et la responsabilité.
Saisir le contexte de réception et de service
Maintenir les exceptions visibles
Prendre en charge des décisions de facturation précises
Améliorer le statut entre les équipes et les fournisseurs
VendrNovaBasé sur l'IAIA
Contrôle des factures
Mis à jour à l'instant · Toutes les entités
Factures en cours
624
+12.4%
Rapprochées
86%
Cette période
Exceptions
42
Attribuées
Échéance proche
310 k$
Prochains 14 jours
Rapprochement à trois voies86 % rapprochées
Bon de commande
PO-321654
Réception
GR-8942
Facture
INV-321654
Boîte de réception des exceptions42 attribuées
INV-321654
$18,400RapprochéesINV-321655
$7,820RevueINV-321656
$45,000Réception manquanteSignal de contrôle42 exceptions de facturation sont attribuées à des responsables.
Flux de travail avant et après VendrNova
Passez d'un travail fragmenté à une décision connectée.
La valeur d'un module est plus évidente lorsque les acheteurs peuvent voir comment le travail évolue avant, pendant et après la transition.
Avant VendrNova
La facture attend une confirmation que personne ne trouve.
L'organisation a commandé ou reçu du travail, mais les preuves nécessaires au paiement sont retardées ou déconnectées.
01
La réception se fait localement
Les marchandises et les services sont acceptés par papier, e-mail, un outil local ou une conversation opérationnelle.
02
Le statut ne parvient pas à la comptabilité fournisseurs.
La finance ne peut pas déterminer si l'absence est un problème de livraison réel ou une mise à jour système manquante.
03
Le fournisseur et l'acheteur effectuent un suivi
Les équipes recherchent une confirmation tandis que la facture, l'engagement et l'attente de paiement restent ouverts.
Avec VendrNova
La réception et l'acceptation du service font partie du processus de paiement.
L'organisation peut voir ce qui a été commandé, ce qui a été reçu ou accepté, ce qui manque et qui doit agir.
01
Capturer la preuve
Enregistrer la réception des marchandises ou la saisie du service avec la commande, la ligne, le propriétaire, la date, la quantité et le contexte justificatif.
02
Acheminer la confirmation
Donner au destinataire ou au responsable du service une action claire et rendre visibles les preuves manquantes ou contestées.
03
Soutenir la correspondance
Intégrer la confirmation dans la mise en correspondance des factures, la résolution des exceptions, la comptabilisation et la préparation des paiements.
Rôles impliqués
La passation des marchés est un travail partagé. Rendre la propriété explicite.
L'adoption par l'entreprise s'améliore lorsque chaque partie prenante peut voir la partie du flux de travail qu'elle possède et le contexte dont elle a besoin de la part du rôle qui la précède.
Achats et acheteur
Est responsable du contexte d'achat, de la relation fournisseur, de l'exactitude de la commande et de la résolution commerciale.
Demandeur et destinataire
Confirme ce qui a été demandé, livré, accepté ou contesté afin que l'enregistrement puisse être résolu.
Finances et responsable ERP
Maintient l'autorité financière, la comptabilisation, le paiement, les données de base et les responsabilités de rapprochement.
Intégration, ERP, gouvernance et sécurité
L'adéquation à l'entreprise réside dans les transferts.
Une page commerciale doit aider le groupe d'achat à comprendre ce qui se connecte, ce qui reste faisant autorité et quels contrôles doivent être examinés avant le déploiement.
Lier le circuit de paiement aux enregistrements sources.
La réception de marchandises (GRN) et la saisie des services doivent aligner les lignes de bons de commande, la livraison, le contexte d'entrepôt ou de projet, les étapes clés des services, les quantités, la réception, la facture et l'imputation comptable avec le processus ERP et financier.
- Données relatives aux fournisseurs, aux codes société, aux taxes, aux devises, aux comptes, aux projets et aux centres de coûts
- Bons de commande, réceptions de marchandises, fiches de service, factures, approbations et exceptions
- Résultats de rapprochement, de comptabilisation, de paiement, de budget et de statut renvoyés au système d'enregistrement
Rendre le contrôle financier visible au niveau de l'exception.
Les contrôles de réception et de service doivent séparer l'autorité de commande, de réception, d'acceptation des services, d'approbation des factures et de paiement. Conserver les preuves, les dates, les utilisateurs, les modifications, les litiges et les décisions d'exception.
- Séparation des rôles entre le demandeur, le destinataire, l'acheteur, l'approbateur, la comptabilité fournisseurs et l'autorité de paiement
- Résultats de rapprochement traçables, motif d'exception, propriétaire, décision et historique des approbations
- Examen de la sécurité et de la confidentialité pour les informations sur les factures, les taxes, les opérations bancaires, les fournisseurs et les employés
Approche de mise en œuvre
Faire la première version utile et supportable.
Commencez par une catégorie de matériel ou de service où l'absence de confirmation crée de fréquentes exceptions de facturation. Cartographiez le propriétaire opérationnel, les justificatifs, la mise à jour de l'ERP, le circuit des exceptions et la communication avec les fournisseurs avant d'élargir le périmètre.
Principe de mise en œuvre
Commencez là où les exceptions consomment le plus de temps.
Définissez la portée du flux de travail autour de la décision, des données, des propriétaires et des transferts qui doivent fonctionner après le lancement, pas seulement les écrans qui doivent être configurés.
01
Établir le parcours de référence
Cartographiez les états de capture, de validation, de réception, de saisie de service, de rapprochement, d'approbation, de comptabilisation et de paiement.
02
Définir les exceptions
Mettez-vous d'accord sur les codes de motif, la responsabilité, les justificatifs, l'escalade et le transfert vers les achats ou le demandeur.
03
Piloter l'enregistrement
Testez des scénarios représentatifs à double correspondance, à triple correspondance et basés sur des services avec les équipes financières et opérationnelles.
04
Étendre en amont
Utilisez l'apprentissage des exceptions pour améliorer les demandes d'achat, les commandes, les réceptions, les fournisseurs et les contrôles budgétaires.
Témoignages clients
Le changement opérationnel est plus facile à faire confiance lorsque les clients peuvent le nommer.
Utilisez la voix du client ci-dessous comme point de départ, puis testez le même flux de travail par rapport à vos propres systèmes, rôles, contrôles et priorités.
Voix des clients
“Le tableau de bord MIS de VendrNova nous offre contrôle et capacité. Nous avons automatisé 80 % des bons de commande et 95 % des réceptions, réduit les délais d'approbation de plusieurs jours à quelques heures, et acquis une visibilité en temps réel sur l'ensemble de notre réseau de fournisseurs.”
Abhay Kulkarni
AVP PSM · TKIL Industries Pvt Ltd. (formerly thyssenkrupp Industries India Pvt Ltd.)
FAQ pertinentes
Répondez aux questions qui façonnent la décision d'achat.
Des réponses claires aident les parties prenantes de l'approvisionnement, de la finance, de l'informatique, de la sécurité et des affaires à entrer dans la même conversation.
Qu'sont les flux de travail GRN et de saisie des services ?
Un bon de réception enregistre ce qui a été livré, tandis qu'une feuille de saisie de services enregistre qu'un service ou une étape clé a été exécuté et accepté. Tous deux fournissent des preuves pour les décisions de facturation et de paiement.
Comment le bon de réception et la feuille de saisie de services se connectent-ils à l'ERP ?
Le flux de travail peut rendre la confirmation opérationnelle plus claire et transmettre le résultat accepté dans les registres d'achats et de finances de l'ERP. La responsabilité exacte de la comptabilisation et de l'approbation dépend de l'environnement.
Qui doit créer un bon de réception ou une feuille de saisie de services ?
Le destinataire responsable ou le propriétaire du service doit confirmer ce qui a été livré ou exécuté, les achats et les finances définissant les preuves requises, le calendrier et les limites d'approbation.
Comment les flux de travail de réception améliorent-ils le rapprochement des factures ?
Ils donnent au rapprochement une vue fiable de ce qui a été commandé, reçu ou accepté, ce qui aide à distinguer une véritable exception commerciale d'une preuve opérationnelle manquante.
Prochaine étape pour le bon de réception et la feuille de saisie de services
Relier la preuve de livraison à la décision de paiement.
Apportez un reçu ou une confirmation de service à VendrNova et décrivez l'action opérationnelle, la mise à jour de l'ERP, le chemin d'exception et le transfert de facture.