Comptabilité fournisseurs
Maintient la fluidité de la réception des factures, de la validation, de la correspondance, du routage des exceptions et de la préparation des paiements.
Factures, dépenses et paiements
Résolvez les exceptions de facturation avec une vue d'ensemble complète.
Rassemblez les bons de commande, les reçus, les confirmations de service et les factures en une seule vue pour une résolution plus rapide et plus sûre.
À qui cela s'adresse
Conçu pour les personnes qui portent la décision.
Le Rapprochement de Factures est destiné aux entreprises qui ont besoin que les décisions de rapprochement à deux et trois voies soient compréhensibles, prises en charge et liées aux enregistrements qui les expliquent.
Les équipes comptables identifient le statut du rapprochement, les pièces manquantes et le prochain responsable
Les services achats et les acheteurs résolvent les questions relatives aux bons de commande, aux fournisseurs, aux prix, aux quantités ou aux conditions
Les récepteurs, les responsables de services et les équipes financières confirment ce qui a été livré, accepté, comptabilisé ou payé
Perspective de l'acheteur
Pour les équipes de comptabilité fournisseurs, des achats et des opérations qui résolvent des exceptions de facturation avec trop peu de contexte.
La question d'achat n'est pas seulement de savoir si cette fonctionnalité fonctionne. C'est de savoir si les bonnes personnes peuvent l'utiliser, l'administrer et porter le contexte jusqu'à l'étape suivante.
Contexte du bon de commande
Contexte du reçu
Responsables des exceptions
Contrôle des paiements
Pourquoi les équipes l'utilisent
Franchissez la prochaine étape en toute évidence.
Une fonctionnalité ciblée doit éliminer l'incertitude pour les personnes qui effectuent le travail tout en maintenant les règles métier et la responsabilité.
Connectez le contexte de rapprochement à deux et trois voies
Mettez en évidence les exceptions clairement
Rendez la responsabilité et les prochaines étapes visibles
Assurez la traçabilité et la responsabilité du circuit de paiement
VendrNovaBasé sur l'IAIA
Contrôle des factures
Mis à jour à l'instant · Toutes les entités
Factures en cours
624
+12.4%
Rapprochées
86%
Cette période
Exceptions
42
Attribuées
Échéance proche
310 k$
Prochains 14 jours
Rapprochement à trois voies86 % rapprochées
Bon de commande
PO-321654
Réception
GR-8942
Facture
INV-321654
Boîte de réception des exceptions42 attribuées
INV-321654
$18,400RapprochéesINV-321655
$7,820RevueINV-321656
$45,000Réception manquanteSignal de contrôle42 exceptions de facturation sont attribuées à des responsables.
Flux de travail avant et après VendrNova
Passez d'un travail fragmenté à une décision connectée.
La valeur d'un module est plus évidente lorsque les acheteurs peuvent voir comment le travail évolue avant, pendant et après la transition.
Avant VendrNova
Une anomalie se transforme en chasse au trésor.
La facture est bloquée, mais les personnes qui peuvent expliquer la différence ne sont pas évidentes et les dossiers sont séparés.
01
Le rapprochement manque de contexte
La comptabilité fournisseurs constate un écart sans vue claire sur la commande, le bon de réception, la saisie de service, les conditions ou le responsable.
02
La résolution se fait manuellement
Les achats, le demandeur, le fournisseur et le réceptionnaire échangent des messages pour comprendre la différence.
03
Le risque de paiement augmente
La facture reste ouverte, le fournisseur n'a pas de visibilité sur le statut, et la finance ne peut pas prévoir l'issue avec certitude.
Avec VendrNova
L'exception indique ce qui doit être fait ensuite.
Le bon de commande, le reçu, la facture, les justificatifs, le responsable et la décision sont rassemblés pour que l'équipe puisse résoudre ou approuver en toute confiance.
01
Comparer les enregistrements
Afficher la commande, le reçu ou la saisie de service, la facture, les conditions et le résultat de la correspondance pertinents dans un seul examen.
02
Attribuer la différence
Rendre visibles le motif de l'exception, le responsable, la demande de justificatif et l'action requise.
03
Clôturer la boucle
Enregistrer la résolution et reporter le résultat dans la comptabilisation, le paiement, le statut du fournisseur et l'historique d'audit.
Rôles impliqués
La passation des marchés est un travail partagé. Rendre la propriété explicite.
L'adoption par l'entreprise s'améliore lorsque chaque partie prenante peut voir la partie du flux de travail qu'elle possède et le contexte dont elle a besoin de la part du rôle qui la précède.
Achats et acheteur
Responsable du contexte d'achat, de la relation fournisseur, de l'exactitude des commandes et de la résolution commerciale.
Demandeur et destinataire
Confirme ce qui a été demandé, livré, accepté ou contesté afin que le dossier puisse être résolu.
Responsable des finances et de l'ERP
Conserve les responsabilités en matière d'autorité financière, de comptabilisation, de paiement, de données de référence et de rapprochement.
Intégration, ERP, gouvernance et sécurité
L'adéquation à l'entreprise réside dans les transferts.
Une page commerciale doit aider le groupe d'achat à comprendre ce qui se connecte, ce qui reste faisant autorité et quels contrôles doivent être examinés avant le déploiement.
Maintenir le circuit de paiement lié aux enregistrements sources.
La mise en correspondance dépend d'un échange propre des données de bon de commande, de ligne, de réception, de saisie de service, de facture, de fournisseur, de quantité, de prix, de taxe, de devise et de compte avec l'ERP et le processus financier.
- Données relatives au fournisseur, au code société, aux taxes, à la devise, au compte, au projet et au centre de coûts
- Bons de commande, reçus de marchandises, feuilles de service, factures, approbations et exceptions
- Résultats de rapprochement, de comptabilisation, de paiement, de budget et de statut renvoyés au système d'enregistrement
Rendre le contrôle financier visible au niveau de l'exception.
Les contrôles de correspondance doivent conserver la règle appliquée, la tolérance ou l'exception, les justificatifs, le réviseur, l'approbation et la décision finale. Séparez la confirmation opérationnelle de l'approbation financière et protégez les données des factures et des fournisseurs.
- Séparation des rôles entre le demandeur, le réceptionnaire, l'acheteur, l'approbateur, la comptabilité fournisseurs et l'autorité de paiement.
- Résultats de correspondance traçables, motif d'exception, responsable, décision et historique des approbations.
- Examen de la sécurité et de la confidentialité pour les informations relatives aux factures, aux taxes, aux opérations bancaires, aux fournisseurs et aux employés.
Approche de mise en œuvre
Faire la première version utile et supportable.
Commencez par les types d'exceptions qui génèrent le plus de volume ou de retards de paiement. Cartographiez les enregistrements et les responsables impliqués, testez les scénarios à deux, trois voies et de services, et mesurez la qualité de la résolution plutôt que le simple taux de correspondance.
Principe de mise en œuvre
Commencez là où les exceptions consomment le plus de temps.
Définissez la portée du flux de travail autour de la décision, des données, des propriétaires et des transferts qui doivent fonctionner après le lancement, pas seulement les écrans qui doivent être configurés.
01
Établissez la référence du parcours.
Cartographiez les états de capture, de validation, de réception, de saisie de service, de correspondance, d'approbation, de comptabilisation et de paiement.
02
Définissez les exceptions.
Mettez-vous d'accord sur les codes de motif, la responsabilité, les justificatifs, l'escalade et le transfert au service des achats ou au demandeur.
03
Pilotez l'enregistrement.
Testez des scénarios représentatifs bidirectionnels, tridirectionnels et basés sur les services avec la finance et les opérations.
04
Étendre en amont
Utilisez l'apprentissage par exception pour améliorer les demandes d'achat, les commandes, les réceptions, les fournisseurs et les contrôles budgétaires.
Témoignages clients
Le changement opérationnel est plus facile à faire confiance lorsque les clients peuvent le nommer.
Utilisez la voix du client ci-dessous comme point de départ, puis testez le même flux de travail par rapport à vos propres systèmes, rôles, contrôles et priorités.
Voix des clients
“Le tableau de bord MIS de VendrNova nous offre contrôle et capacité. Nous avons automatisé 80 % des bons de commande et 95 % des réceptions, réduit les délais d'approbation de plusieurs jours à quelques heures, et acquis une visibilité en temps réel sur l'ensemble de notre réseau de fournisseurs.”
Abhay Kulkarni
AVP PSM · TKIL Industries Pvt Ltd. (formerly thyssenkrupp Industries India Pvt Ltd.)
FAQ pertinentes
Répondez aux questions qui façonnent la décision d'achat.
Des réponses claires aident les parties prenantes de l'approvisionnement, de la finance, de l'informatique, de la sécurité et des affaires à entrer dans la même conversation.
Qu'est-ce que la concordance de factures bidirectionnelle et tridirectionnelle ?
La concordance bidirectionnelle compare une facture au bon de commande. La concordance tridirectionnelle ajoute la réception ou la confirmation de service afin que la finance puisse vérifier ce qui a été commandé, reçu et facturé avant le paiement.
Comment fonctionne la concordance des factures avec un ERP ?
Le flux de travail de concordance peut rassembler le contexte du bon de commande, de la réception, de la saisie de service, de la facture, du fournisseur et des exceptions en une seule revue tout en utilisant l'ERP et le processus financier pour les enregistrements de transactions et de publication faisant autorité.
Quelles sont les causes des exceptions de concordance de factures ?
Les causes courantes incluent les bons de commande manquants ou modifiés, les différences de quantité ou de prix, les réceptions incomplètes, les lacunes dans la confirmation de service, les problèmes de taxes ou de devises, et les factures qui ne font pas référence à la transaction attendue.
Qui doit résoudre une exception de rapprochement ?
Le responsable dépend du motif : les responsables de la réception ou des services peuvent confirmer la livraison, les achats peuvent résoudre les divergences commerciales, les fournisseurs peuvent corriger les documents, et la comptabilité peut approuver ou rejeter le résultat comptable.
Étape suivante pour le rapprochement des factures
Faites en sorte que l'exception s'explique d'elle-même.
Apportez un chemin de non-correspondance de facture à VendrNova et connectez le bon de commande, le reçu, la facture, les justificatifs, le responsable et la décision finale qui doit permettre de faire avancer le dossier.